A folyamat nem luxus, hanem menetrend a hatékonysághoz
Sokan dolgoznak keményen, de csak kevesen dolgoznak tudatosan. Ha valódi eredményeket akarsz, nem elég hajtani – meg kell értened, hogyan működik a céged belülről.
Szabályzatok, policyk, folyamatok, SOP, procedure, munkaleírás…Téged is zavarba hoz, hogy pontosan melyik micsoda?
Van egy céged?
Képzelj el egy munkarendet, ahol az egyik kolléga azonnal feldolgozza az úgyféligényeket, a másik vár vele a nap végéig és egyszerre végzi el a feladatot, a harmadik állandóan kifelejt valami fontosat a feldolgozás során, és van, aki 5 percenként kérdez Téged, hogy hogyan végezze el a feladatot, dacára annak, hogy már elmondtad neki, nem is tudod hányszor. Az ilyen káosz hosszútávon költséges, lassítja a munkát, veszélyezteti a cég hírnevet és valószínűleg az idegeidet is rángatja.
Erre a helyzetre is megoldást kínál egy strukturált szabályzói keretrendszer. Ha most hallod először ezt a kifejezést biztosan ijesztő, de viszonylag egyszerű üzletviteli szabályozást foglal magába.
Ez azonban nem csupán egy kézzel írt lista a feladatokról! Az igazán hatékonyan működő cégek szervezeti policy-ket határoznak meg, melynek alapelvei a tevékenységük mentén kialakított process-ekben köszönnek vissza és szükség esetén részeletes SOP és procedure leírásokban kifejtenek.
Nem, biztosíthatlak, hogy nem direkt találták ki ezt a sok szakzsargont, hogy megnehezítsék az életed!
Most megtudhatod melyik melyik és hogyan illeszkedik a céged üzletviteléhez!
Policy, vagy Szabályzatok (irányelv, politika, kontextustól függően) – a szabályzati család lemagasabb hierarchiáját betöltő kinyilatkoztatás arról, hogy milyen elveket követ és milyen célokat határoz meg a céged.
Megválaszolja, hogy miért csinálod a munkád úgy, ahogy csinálod! Meghatározza az álláspontotokat és igazolja jövőbeli döntéseiteket.
A szabályzatok a stratégiai irányvonalon alapulnak és elsősorban azt hivatottak megmagyarázni, hogy
- miért végeztek bizonyos tevékenységeket adott módon,
- miért alakítottatok ki meghatározott álláspontokat, és
- miért tartotok egyes dolgokat helyesnek vagy nem megfelelőnek.
„…Cégünk prémium minőségű termékeket kínál, ezért nem versenyzünk az ár alapján.…”
Sok hivatalos szabályzat nem tartalmaz részletes magyarázatokat, pedig szakmai szempontból még kisebb csapatok esetében is indokolt, hogy a szabályzatok logikai érveléssel alátámasszák a döntéseket. Ez segíti a munkatársakat abban, hogy jobban megértsék a helyes és helytelen magatartásformákat, valamint előmozdítja az azokhoz való elköteleződésüket.
Ezek az irányelvek biztosítják a vállalkozás működésének egységességét, és meghatározzák azokat az alapelveket, amelyekre a különböző folyamatok, rendszerek és eljárások épülnek. Ez a cég értékrendje.
Process – azaz Folyamatok – szabályzati család második szintje, mely egy elvárt eredmény eléréséhez meghatározott és kontextusba helyezett, több elágazáson átvezető cselekvések rendszerét jelenti. A folyamat olyan cselekvési folytonosság, amely visszatükrözi a szervezet fő tevékenységeinek tartalmát. Megmutatja, hogy mit csinál a cég, hogy kiszolgálja vevőit. A szervezetek döntően folyamatirányítottságúak, hiszen összetett feladatok egymást követő lépéseinek ismétlésével végzik napi tevékenységüket.
Hogyan lesz egy folyamat hasznos:
- rögzítve van és minden érintett számára elérhető – egy tökéletes világban a betanulási folyamat dokumentuma, de legalább tartalmi hivatkozása,
- a leírásból egyértelműen kiderül, hogy kinek, mit, mikor kell csinálni – nem, nem hagytam ki: a hogyan nem ide tartozik(!),
- rendelkezik az elvárt minőségről,
- minden folyamatnak világosan meghatározott kezdő- és végpontja van, amely biztosítja a szervezeten belüli logikus illeszkedést a többi folyamattal.
Tipikus céges folyamatok: tobozrás, alapanyagrendelés, raktárra vétel, szerződéskötés, termék kiszállítás, reklamációkezelés, számlázás, toborzás…stb.
Dörzsöleteknek az order to cash (O2C) és a procure to pay (P2P) alapfolyamatok a core tevékenységhez kötődően.
Az SOP (Standard Operating Procedure) – standard működési eljárás a struktúra harmadik szintje egy részletes leírás arról, hogy hogyan teszi a dolgát a szervezet, hogyan éri el a célját, hogyan szolgálja ki vevőit.
Mitől lesz hasznos a SOP:
- rögzíti a feladat célját és hatókörét,
- megmutatja a felelős személyeket, munkapozíció szintjén,
- jelöli a szükséges erőforrásokat és, ami a legfontosabb:
- lépésről lépésre követhető utasításokat jelöl meg.
Miért kell Neked is SOP a tevékenységed szabályozásához?
Az állandó minőségű eredmény elérése nem a véletlen, sem nem a szerencse műve. Vagy erős és állandó a munkaerőállományod, vagy napi- és nagyon operatív szinten felügyeled a legapróbb lépéseket is (aka: mikromenedzsmentet gyakorolsz). Egyik állapot sem fenntartható hosszútávon. A kitettségedet és a leterheltségedet az SOP –k elkészítése és használata oldhatja fel. A jól megírt SOP –k garantálják, hogy mindenki ugyanazokat a lépéseket kövesse, így elkerülhetők az eltérések és az esetleges hibák.
A Procedure – azaz Eljárás a szabályzói keretrendszer dokumentumainak mozdulatszintű részletes lebontása, melynek célja, hogy konkrét lépések mentén írja le az elvégzendő feladatot. A végrehajtók, az utasítást követők és egyben a dokumentum felhasználója is a munkavállalók.
Meghatározza azt a rendszerezett és szervezett módot, ahogyan egy folyamatot, műveletet vagy feladatot végre kell hajtani, ezáltal egy részletes útmutatót biztosít az alkalmazásához.
Nézzünk egy példát:
Beszállítói partnerszerződések: Policy, Process, SOP és Procedure
- Policy → Meghatározza az alapelveket és irányelveket (pl. minden szerződésnek jogilag ellenőrzöttnek kell lennie) nevezzük el beszerzési szabályzatnak.
„Minden beszállítói szerződésnek meg kell felelnie a vállalat etikai és pénzügyi irányelveinek.”
Milyen célt szolgál? A cég stratégiailag felépített identitását mélyíti, melynek része a piaci környezethez való illeszkedés
2. Process → Leírja a teljes szerződéskötési folyamatot lépésről lépésre. Legyen a neve Beszállítói szerződéskötés folyamata
- Beszállító kiválasztása (ajánlatok bekérése, értékelés, előzetes tárgyalások).
- Belső jóváhagyás (pénzügyi és jogi osztály ellenőrzése).
- Szerződés előkészítése és tárgyalása (módosítások, feltételek egyeztetése).
- Végleges szerződés aláírása (vezetői aláírások, dokumentum rögzítése).
- Beszállítói kapcsolat fenntartása és értékelése (időszakos teljesítmény-ellenőrzés).
Milyen célt szolgál? A rögzített folyamat segít megérteni a működést, amellyel az kontrollálhatóvá, mérhetővé és fejleszthetővé válik. (Ennek az elékészítéséért fogsz nagyon sokat fizetni, amikor új ERP/CRP rendszert akarsz bevezetni, mert nem kezdted el az időben.
3. SOP → Egy adott részfolyamat részletes dokumentációja (pl. hogyan kell belső jóváhagyást kérni). Innentől már csak a process vonatkozásában értelmezzük a dokumentációt.
Cél: Biztosítani, hogy minden beszállítói szerződés megfeleljen a vállalat követelményeinek.
Hatókör: Minden 100 000 forint feletti értékű beszállítói szerződés köteles.
Felelősök: Beszerzési osztály, jogi osztály, pénzügyi vezető.
Erőforrások: Jóváhagyási űrlap, szerződés sablonok, belső ellenőrzési eszközök.
Lépések:
- A beszerzési osztály benyújtja a szerződést belső jóváhagyásra.
- A jogi osztály ellenőrzi a szerződés jogszerűségét.
- A pénzügyi osztály értékeli a költségkeretet és a kockázatokat.
- A vezetőség jóváhagyja a szerződést vagy módosításokat kér.
- A véglegesített szerződés aláírásra kerül.
- az aláírt példányok átadása rendre a partnernek (1) az irattárba +/jogi osztályra (2/3) stb.
Milyen célt szolgál? a napi operatív munkát írja le, szerencsés esetben azok készítik, akik tényleg elvégzik a munkát. A szükségessé vált változásokat itt lehet/kell elsődlegesen beilleszteni, ha valaki kevésbé gyakorlott, akkor innen tájékozódhat. (ahelyett, hogy mindig Téged kérdez)
4. Procedure → Egy konkrét feladat részletes leírása (pl.: hogyan kell a szerződést rögzíteni a rendszerben).
A procedure egy adott művelet végrehajtására vonatkozó részletes utasítás. Egy SOP részeként funkcionálhat.
Példa – Procedure az új beszállítói szerződés rögzítésére a rendszerben:
- Lépj be a vállalat ERP rendszerébe.
- Navigálj a „Beszállítói szerződések” menüponthoz.
- Kattints az „Új szerződés hozzáadása” gombra.
- Töltsd ki az adatokat: beszállító neve, szerződés típusa, kezdési dátum stb.
- Csatold a jóváhagyott szerződés PDF verzióját.
- Jelöld meg a szerződés felelősét és mentés után küldd el az érintett osztályoknak.
Milyen célt szolgál? Ez bizony tisztán napi/manuális munka. Azoknak a munkatársaidnak lesz rá szüksége, akik teljesen újak a szakmájukban, vagy az adott pozícióban, vagy új számukra egy adott rendszer, például annak bevezetése után.
Most hogy elolvastad, amiért igazán hálás vagyok, ki kell mondani, hogy nem mindenki gondolkodik ebben a szisztémában; a policy kiterjedése egy minőségügyisnek és egy jogásznak teljesen más lesz, a process-t pedig a lean-esek és a nyugati multiban szocializálódottakon kívül kevesen lövik be helyesen, vagy mondjuk úgy, hogy a fentieknek megfelelően, mert a cél végső soron nem a minősítés, hanem hogy megértsük egymást, így mindig érdemes rákérdezni, hogy milyen célt kell, hogy szolgáljon az elvárt anyag,….csak hogy biztosan egy lapon legyünk.
Ha hasznosnak találtad az írást, kérlek kövess be minket az insta oldalunkon további szakmai anyagokért.
Korábbi cikkek
A szabályzatok szerepe a vállalati siker és hatékonyság biztosításában
A szabályzatok nem csupán adminisztratív eszközök, hanem a hatékony működés alapjai. Segítik a jogszabályi megfelelést, egységesítik a folyamatokat, és támogatják a vezetői döntéshozatalt. Ez a cikk bemutatja, miért elengedhetetlenek, hogyan leszek igazán minőségiek és hogyan tehetik a vállalkozásodat stabilabbá és hatékonyabbá.
Ki vezeti a céget? Te vagy a káosz…
A szervezeti életciklus egyik legkritikusabb szakasza a serdülőkor, amely tele van kihívásokkal és konfliktusokkal. Ebben az időszakban a vállalatok gyakran küzdenek a stabilitás iránti vággyal, miközben próbálnak megszabadulni a növekedéssel járó zűrzavartól. Mit tehet a cégalapító, hogy támogassa “gyermekét” ebben az időszakban…
Többet okosabban, avagy többen hatékonyabban
A szervezeti életciklus egyik legkritikusabb szakasza a serdülőkor, amely tele van kihívásokkal és konfliktusokkal. Ebben az időszakban a vállalatok gyakran küzdenek a stabilitás iránti vággyal, miközben próbálnak megszabadulni a növekedéssel járó zűrzavartól. Mit tehet a cégalapító, hogy támogassa “gyermekét” ebben az időszakban…
Lépj kapcsolatba velünk!
Ha kíváncsi vagy, a céged mely életciklusban van, töltsd ki a szervezeti életciklus kérdőívünket, amit megtalálsz a weboldalunkon.
Amennyiben a cégéletciklusokról olvasnál bővebben, azt megteheted a blogunkon
Kiadványainkkal tovább bővítheted ismereteidet. Több kiadvány egyidejű vásárlása esetén egyedi árat kínálunk, ezügyben keress minket elérhetőségeinken.
Kontakt órák:
Hétfő – Péntek: 10:00 – 16:00
Telefon:
06 20 610 44 61
06 30 460 26 34
E-mail:
contact@qcandc.com