Mi lenne, ha idén végre nem ugyanazt a káoszt ismételnétek a céggel, mint tavaly?

Az üzleti siker nem szerencsén, hanem a jól megtervezett és precízen végrehajtott folyamatokon múlik! És bár már eltelt pár nap 2025-ből, ne aggódj, még nem késő változtatni! Vedd komolyan a rendszerszintű működést és a munkatársaid is követni fognak.

A gyakorlatban, ha nincs egy világosan meghatározott és LEÍRT (és publikált) elvárt működési rend (szabályzatok, folyamatok), a csapat és az egyének a saját verziójukban, gyors megoldásokat keresve fognak dolgozni. És mi történik ilyenkor? Sokszor ez olyan eredményekhez vezet, amelyek hosszú távon nem fenntarthatóak, és nem hozzák az elvárt eredményeket. Minden egyes apró eltérés és hiba kihatással lehet a végtermék minőségére, ami akár a vevői elégedettséget, a piaci megítélést vagy a profitabilitást is befolyásolhatja.

Nos, most biztos nem mondtam újat, de ha mindenki tudja ezt, akkor vajon miért nem követik sokan a működési és eljárási rendeket, folyamatokat, szabályzatokat? Megismételve ezzel olyan hibákat, amelyek

„Túl bonyolult, nem érek rá…”
„Miért kellene ezt most alkalmazni, eddig is elboldogultunk…”
„Úgyis mindenki tudja, mit kell csinálni!”

Miért nem használja a csapatod az eljárásrendeket, folyamatleírásokat?

Vállalkozóként, vezetőként vagy folyamatmenedzserként biztosan rengeteg időt fektettél az eljárásrendek, folyamatok megalkotásába, hogy egységesebbé tedd a munkát és javítsd a hatékonyságot. Mégis, sokszor előfordul, hogy a csapat nem veszi elő ezeket a dokumentumokat. Inkább kérdeznek tíznek, ugyan azt, vagy rendre elkövetik ugyan az a hibát. Ismerős? Biztos vagyok benne!

Ne aggódj, nem vagy ezzel egyedül! A jó hír, hogy mindez orvosolható! Ebben a cikkben bemutatjuk, miért nem használják az eljárásrendeket a munkatársak, és mit tehetsz TE magad, annak érdekében, hogy valóban hasznosak legyenek azok a csapatod számára.

1. A csapat nem tudja, hogy léteznek eljárásrendek

Gyakran előfordul, hogy a vezetők és a csapatvezetők rengeteg dokumentumot, videót és linket hoznak létre, de a csapat nem tudja, hogy ezek léteznek. A probléma az, hogy bár elkészült számos hasznos anyag, ezek szétszóródnak különböző személyek különböző folderei között, és a csapat nem találja meg őket.

Tedd ezt: mindig azonos formában, például a heti megbeszélésen, vagy egy adott napon adott időben rendszeresen térjetek ki a minőségre és ezen belül az eljárásrendekre, folyamatokra, hogy érezzék a munkavállalók, hogy vezetői szinten is figyelmet szentelnek rájuk. Érdemes létrehozni egy központi helyet, ahol minden anyag könnyen elérhető, és egyértelmű, hogy hol találják meg őket.

2. A csapat nem érzi kötelezőknek az eljárásrendeket, folyamatokat

Előfordulhat, hogy az emberek úgy vélik, hogy a leírt eljárásrendek nem kötelezőek. Lehet, hogy megvannak, elkészültek, de nem éreznek késztetést arra, hogy követniük kellene őket. Ha nem látják azok fontosságát, könnyen figyelmen kívül hagyják őket.

Tedd ezt: Az első lépés az, hogy világosan közöld, hogy az eljárásrendek nem opcionálisak, hanem elengedhetetlenek a sikeres működéshez. Ez a kommunikáció az onboarding folyamat és az éves képzések része (kellene, hogy legyen). Fontos, hogy ezt ne csupán elmond, hanem következetesen kommunikáld és mutasd is minden nap. Az egyik hatékony taktika, amit már most alkalmazhatsz, ha minden visszajelzést az eljárásrendek alapján adsz.
Például: ha nem a megfelelő nyomtatványok vannak kitöltve egy dokumentációs anyagban, akkor mond azt, hogy „A formanyomtatvány nem felel meg az XY eljárás Z lépésének, kérlek, nézd át és javítsd.” Így nemcsak az eljárásrendek fontosságát mutatod, hanem a csapatnak is példát adsz abban, hogy Te is igazodsz a leírt szabályzatokhoz a munkád során.

3. Az eljárásrendek nem segítik a munkában a csapatot

Előfordulhat, hogy a csapat tudomásul veszi az eljárásrendek létezését, de nem találják őket hasznosnak. Ha a dokumentumok túlságosan bonyolultak, vagy nem a csapat munkájához igazítva kerültek kialakításra, akkor valószínűleg nem fogják alkalmazni őket.

Tedd ezt: Az eljárásrendeket úgy kell megírni, hogy lényegre törő és egyértelmű legyen. Fontos, hogy a dokumentumokat azok készítsék, akik ténylegesen végzik a munkát. Az elkészült anyagok világosnak, egyszerűnek és a feladatokhoz igazodónak kell lenniük. Ne készíts túl hosszú, túl részletes eljárásrendeket, amelyek inkább terhet jelentenek, mintsem segítséget adnak. Az ideális eljárásrend egy egyszerű, érthető útmutató, amit könnyen követhetnek a munkatársak – épp úgy, mint egy receptet a konyhában.

4. Az eljárásrendek túl bonyolultak

Ha az elkészült leírás túl részletes, bonyolult, vagy nehezen érthető, akkor a csapat valószínűleg nem fogja használni. Az ilyen eljárásrendek célja, hogy segítse a munkát, nem pedig, hogy felesleges papírmunkát generáljon.

Tedd ezt: Legyenek a leírások egyszerűek és érthetőek! Ha az eljárásrend könnyen követhető és lépésről lépésre bemutatja, hogyan kell elvégezni a feladatot, akkor sokkal nagyobb eséllyel fogják használni. Mindig teszteld az anyag érthetőségét egy, az adott területtől független személlyel is. Ha túl sok információt adsz, az csak zavaró lehet. A lényeg, hogy a munkatársak számára egyértelmű irányt mutassanak – ne bonyolítsd túl őket!

Nincs shortcut, felelős vezetőként fontos szereped van a rendszerszintű működésben, így a TE feladatod (is), hogy erősítsd az eljárásrendek használatát! Hogyan? Így:

1. Tedd az eljárásrendeket (szabályzatokat, folyamatleírásokat) láthatóvá!

Győződj meg róla, hogy mindenki tisztában van a szervezet szabályzói keretrendszerével és azzal, hogy hogyan szolgálja az a minőségi és hatékony munkavégzést. A munkavállalóknak tudniuk kell, hogy hol találhatóak az utasítások, és hogy hogyan férhetnek hozzá gyorsan és egyszerűen, hogy munkájukat az elvárásoknak megfelelően tudják elvégezni.

2. Tudasd a csapatoddal, hogy az eljárásrendek nem opcionálisak!

Közöld világosan, hogy a kidolgozott leírásokat kötelező – és egyben érdemes is – követni. A bennük található „Best practice” a cég, így közvetve az ő érdekeit (gyorsabb, hatékonyabb munkavégzés) is szolgálja.

3. Ne hagyd figyelmen kívül a csapat igényeit!

Kérdezd meg a csapatot, hogy mennyire világosak számukra a leírások. Szükség esetén alakítsd az eljárásrendjüket az ő munkájukhoz és megértésükhöz. Ne készíts túlságosan bonyolult vagy túl egyszerű útmutatókat.

4. Mutass példát!

Mint vezető, Te legyél az, aki az eljárásrendeket következetesen alkalmazza! Mutasd meg, hogy Te is követed őket, és mások is ezt fogják tenni. 

5. Kezd kicsiben!

Ne próbálj mindent egyszerre megoldani. Kezdj el egy-két apróbb, de fontosabb eljárásrendet kidolgozni, és folyamatosan fejleszd a rendszert, a csapat válaszai és visszajelzései alapján.

Nagyon sikeres évet kívánok 2025-re!