• ÉRVÉNYES

Az érvényesség garantálja, hogy a szabályzat megfelel a jogi, szervezeti vagy szakmai követelményeknek és a kijelölt érintettekre nézve kötelező és alkalmazható.

Alaki érvényesség: jogosult szervezeti egység, illetve személy alkotta meg és adta ki, betartva az előírt eljárási rendet (úgymint megfelelő konzultáció, információ, publikáció).

Tartalmi érvényesség: Nem ellentétes a hierarchiában nála magasabb szintű egyéb szabályzatokkal és a releváns jogszabályokkal, nem mond ellent hatályos szabályzattal.

• Ahhoz, hogy érvényes legyen a szabályzat elsősorban az erre felhatalmazással és jogkörrel rendelkező személynek létre kell hoznia a szabályzatot. (Megj.: az érintettek bevonásával)
• A felelős vezetőknek dátummal és szignóval szükséges jóváhagyniuk.
• Az elkészült szabályzatokat bizonyítható és visszakereshető formában ki kell hirdetni és minden érintett számára közvetlenül átadni és bármikor elérhetővé tenni.
• Szervezeti szinten a szabályzói keretrendszerbe be kell illeszteni. A szabályzói mappákban – fizikai és elektronikus – szükséges tárolni.
• A felülvizsgálat módjáról és idejéről a dokumentáió immanens része és előre kell rendelkezni róla.

• HATÁLYOS

A szabályzat hatályossága rendelkezik arról, hogy milyen időszakra (mettől-meddig), milyen tevékenységre (mire), milyen munkavállalói és partneri személyekre, (kire) milyen szervezeti telephelyekre (hol) vonatkozóan kell alkalmazni.

• KÖZÉRTHETŐ

Egy szabályzat legyen világosan és egyértelműen megfogalmazott, hogy minden érintett – vezetők, munkavállalók és partnerek – számára értelmezhető és feldolgozható legyen.  A nyelvezet legyen egyszerű, szakzsargonmentes, szükség esetén fogalom- és rövidítés tárral ellátott. Szükség esetén tartalmazzon gyakorlati példákat és/vagy magyarázatokat.

• ALKALMAZHATÓ

Egy szabályzatnak nemcsak elméletben, hanem a gyakorlatban is működőképesnek kell lennie. Ezért fontos, hogy a szabályzat a vállalat valós működéséhez igazodjon, és konkrét, kivitelezhető iránymutatásokat adjon. Továbbá, tartalmaznia kell az alkalmazásért felelős személyek vagy osztályok megjelölését is, hogy minden érintett tudja, kinek a hatáskörébe tartozik az adott szabályzat végrehajtása és betartatása.

• HOZZÁFÉRHETŐ

A szabályzat akkor tölti be a funkcióját, ha az érintettek könnyen és bármikor hozzáférhetnek. Ezért biztosítani kell, hogy minden munkavállaló, vezető és partner számára elérhető legyen egy központi helyen, például a vállalati intraneten, belső dokumentációs rendszerben vagy nyomtatott formában.

• ELLENŐRIZHETŐ

Az ellenőrizhetőség biztosítása érdekében egy szabályzatnak tartalmaznia kell a felelősségi körök egyértelmű meghatározását, vagyis azt, hogy ki felelős az adott előírások betartásának ellenőrzéséért. A szabályzatnak rendelkeznie kell a riportálási és visszacsatolási lehetőségekről, a szabályzathoz tartozó mérőszámok vizsgálatáról, azok előállításáért felelős személyekről és mérések ütemezéséről.

Ha eddig azt gondoltad, hogy a szabályzatok csak egy felesleges adminisztrációs teher, itt az idő, hogy más szemmel nézz rá: ez az egyik legerősebb eszköz, amellyel stabilitást, hatékonyságot és növekedést érhetsz el.