A szervezetek életre hívása legalább olyan fáradtságos, mint a csecsemőgondozás. 24 órás jelenlétet igényel. Ahogy megszületik az új vállalkozás megjelenik a szorongás (mindenkinek saját vérmérséklete alapján skálázva), hogy jól gondozza a növekedésben és a megfelelő – profitábilis – fejlődést biztosítson számára. A néhány vezetői iskolát végzett, újgenerációs vezető, multikarrierváltó, iparkamarai előadásokra járó újdonsült vezető tudja, hogy a struktúrált, megtervezett növekedés növeli a siker valószínűségét. Néhányan zsigerből érzik, hogy előre kell gondolkodni, és néhány lépéssel a napi operatív feladatok előtt kell járnia.

Vezetőként először még önmagunkat kell szabályozni, de ahogy haladunk előre egyre több kérdés merül fel; hova akarunk jutni, mennyit költhetünk, miből fedezhetjük a kiadásainkat, hiteleinket, hol fogunk reklámozni, mettől meddig dolgozunk, hogy struktúráljuk a szervezetet, ki- és mekkora összeg felett diszponálhat, milyen céges juttatásokat adunk kinek, és mi alapján mérjük és így tovább a végtelenségig és amire soha nem gondoltunk volna…fel fog merülni.

Ezekre a kérdésekre méltatlanul kevesen gondolják azt, hogy átgondolják és írásban megfogalmazzák a legjobb eljárási rendet, ami a jól átgondolt működés kinyilatkoztatása lehetne…inkább elmondják az illetékesnek, vagy akit ott érnek a problémánál, vagy annak aki felteszi a kérdést. Majd telik az idő és elmondja újra, meg újra. Jó esetben! Vagy már szájról szájra jár egy sokadik verzió. A kérdés nem az, hogy szükség van-e dokumentált szabályzatokra, hanem az, hogy felismerik-e a vezetők, hogy a szabályzatok az ő munkájukat támogatják, és hogy jól finomhangoljak, hogy mikor, milyen mélységben és milyen megközelítéssel állítják fel.  A szervezet különböző életciklusai során más és más típusú szabályzatok válnak fontosabbá. Nézzük meg, hogyan érdemes ezeket kezelni a vállalat fejlődési szakaszain keresztül.

A cég indulásakor (csecsemőkor), az alapok lefektetése elengedhetetlen és néhány szabályzó elkészítése törvényileg is kötelező. Bár sokan hajlamosak késleltetni a szabályzatok megalkotását, minél korábban kerülnek ezek kialakításra, annál nagyobb előnyt élvezhet a cég a későbbiekben. De! A korai szakaszban nem szabad gátat szabni a fejlődésnek, a piaci illeszkedésnek és a teljes szolgáltatás- és termékmátrix kialakulásának, így finom egyensúlyt kell teremteni a szabályzói keretrendszerben. Olyat, ami megadja a biztonságos keretet a szárnyaláshoz. Ebben a cikkben részletesebben is olvashatsz arról, hogyan érdemes lefektetni a szabályozási alapokat a korai szakaszban.

Ahogy a vállalat elkezd növekedni és belép egy rohanó cirkusz érzetű, teljesítménykényszerű (gyerünk-gyerünk) fázisba, már nem elég, ha csak alapvető szabályok léteznek; már sokkal rugalmasabbnak is kell lenniük és alkalmazkodniuk kell a folyamatosan változó igényekhez. A szervezet ekkor egyensúlyoz a folyamatos – néha ugrásszerű – növekedés okozta megnőtt piaci igénykielégítés, a szervezeti létszámnövekedés és az állomány struktúrájának összetettségéhez. Így a szabályzatok szerepe egyre inkább a növekedés fenntartására, a veszélyek eliminálásra és az egészséges fejlődésre koncentrál. Erről a növekedési szakaszról itt olvashatsz.

A növekedés következő szakasza (serdülőkor) az identitáskeresésről szól, amely talán az egyik legizgalmasabb és legnehezebb időszak a szervezet életében. Itt alakul ki az identitás. Ebben az időszakban a vállalatok gyakran szembesülnek belső konfliktusokkal. Egyre tagoltabb a cég, szerteágazó a tevékenység és egyre nagyobb kiadásba kerül fedezni a növekedést. Ha van pont, amikor mindenre kiterjedt szabályzói keretrendszert kell felállítani, az ez a pont. Itt történik meg a szervezet SZERVEZETté alakulása, az úgynevezett intézményesítés. Ha ezt megpróbálja megúszni a vezetőség, akkor vagy egy sérült, sokkonfliktusokkal küszködő, osztályközi harccal saját tevékenységét és szervezeti kultúráját romboló korszakba lép, vagy be sem tud lépni a teljes érettség szakaszába, mert az irányításához szükséges rendszerezettség nem áll készen. A serdülőkor kihívásait ebben a bejegyzésben boncolgattuk.

A szervezet legkívánatosabb érett szakasza, amikor a cég szabályozottan, mégis szabadon fejlődik (felnőttkor). Elérésekor már a rugalmasság és az irányíthatóság közötti harmónia és annak megőrzése a vezetők feladata. Ebben a szakaszban a szabályzatoknak segíteniük kell abban, hogy a szervezet fenntartsa az innovációs képességeit, miközben stabilan irányítja működését. De a szabályzói keretrendszert élő, folyamatosan, a szervezet működésével összhangban kell iteratív módon fejlődnie, változnia.  A szabályok itt már nem a túlélést, hanem a hosszú távú sikerességet biztosítják. Ezen érett szakaszról itt olvashatsz bővebben.

A szervezeti érettséget nem szükségszerűen követik a hanyatlás szakaszai, de könnyen bekövetkezik. Ha a vállalat az eredményei láttán önmaga hatása alá kerül és hátradől (megállapodottság kora), gyakran egy illékony egyensúlyi állapotban találja magát. Ebben az időszakban a szabályok és szabályozások jelentik a stabilitást, azonban fontos, hogy az éberség megmaradjon, nehogy a szervezet túlságosan is kényelmes helyzetbe kerüljön. A rugalmas szabályozás fenntartása elengedhetetlen a lépéstartáshoz. A megállapodottság koráról itt olvashatsz.

További hanyatlás során a vállalat belép az önelégültség (arisztokrácia) szakaszába, amikor a szervezet egyre inkább a korábban felépített dicsőségére támaszkodik. Azonban ebben az időszakban könnyen előfordulhat, hogy a szabályzatok túl merevvé válnak, és akadályozzák a fejlődést. Az időben történő felülvizsgálat és a változtatási hajlandóság létfontosságú, hogy a vállalat elkerülje a stagnálást vagy a további hanyatlást. Erről a szakaszról további részleteket itt találsz.

Az életciklus végéhez közeledve elérkezik a bigott túlszabályozottság kora (bürokrácia) és esetenként a céghalál szakasza, amikor a túlzott szabályozottság és a rugalmatlanság könnyen a szervezet vesztét okozhatja. Az ilyen szabályok már nem támogatják a működést, hanem akadályozzák és ez gyakran vezet a vállalatok hanyatlásához. Ekkor már elkerülhetetlen a radikális változtatás vagy a visszafordíthatatlan leépülés. A bürokrácia és céghalál kihívásairól itt olvashatsz.

Minden szervezet számára kulcsfontosságú felismerni, hogy a szabályzatok dinamikusan változnak, a szervezet érettségi szintjének fejlődésével. Az, hogy melyik életszakaszban vagyunk, meghatározza, hogy milyen szabályozási stratégiák szükségesek ahhoz, hogy fenntartsuk a növekedést, kezeljük a kihívásokat, és elkerüljük a stagnálást. Ahhoz, hogy a vállalat hosszú távon is ténylegesen sikeres legyen, folyamatos figyelmet kell fordítani a szabályozások finomhangolására és rugalmasságára az adott életszakasznak megfelelően.Ha nem tudod, hogy hol tart a céged fejlődése,

Ha nem vagy biztos abban, hogy jól csinálod-e, vagy biztos szeretnél lenni benne, hogy igen… ha úgy érzed elakadtál és nem találod magad a fenti felsorolásban, akkor keress minket, akár egy ingyenes és elköteleződés mentes konzultációért is.